Archives publiques ? Archives privées ?

« Les archives publiques sont : 
1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public […] ;
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité (article L. 211-4 du Code du Patrimoine) ».

Les études notariales produisent donc des archives publiques mais aussi des archives privées (documents liés au fonctionnement de l’étude, documents comptables, dossiers de clients). Les obligations qui pèsent sur ces deux catégories de documents sont très différentes. 

En tant que telles, les archives publiques sont soumises à des obligations légales, destinées à assurer leur conservation dans l’intérêt public. Selon le Code du Patrimoine, les minutes, répertoires et registres des conventions notariées de pacte civil de solidarité doivent ainsi être obligatoirement versés aux Archives départementales 75 ans après leur création. Ces archives sont, par ailleurs, imprescriptibles et inaliénables. 

Les archives privées des études notariales ne sont, en revanche, pas soumises au Code du Patrimoine et à l’obligation de versement. Il est néanmoins possible de les déposer aux Archives départementales après signature d’une convention. 

Comment verser vos archives publiques aux Archives départementales de la Côte-d’Or ?

Un versement est un ensemble cohérent de dossiers provenant d’un même service et pris en charge par les Archives départementales à une date donnée. Il s’agit d’un acte réglementaire qui s’inscrit dans les dispositions de la législation sur les archives. La réussite du versement de vos archives dépend pour beaucoup de votre contribution grâce à laquelle les Archives départementales seront en mesure :
- d’assurer au mieux la gestion des documents que vous lui confiez ;
- de vous les restituer dans les meilleurs délais toutes les fois que vous en aurez besoin.

N’hésitez pas à contacter votre correspondant aux Archives départementales, Mme Marie-Dominique Pineau (archives@cotedor.fr ; 03 80 63 66 98), si vous avez des interrogations ou des doutes.

Première étape : regrouper et reconditionner

- pour chaque étude,  regrouper et placer en tête de versement les répertoires, puis classer les minutes par ordre chronologique ;
- supprimer les trombones, élastiques, pochettes plastiques ;
- conditionner les documents dans des boîtes d’archives solides, de format standard (dos de 10 cm), dans l’ordre retenu (les boîtes devront être convenablement remplies, ni à moitié vides, ni trop bombées). Seuls les registres ne pouvant pas être conditionnés dans des boîtes seront livrés en l’état ;
- numéroter les boîtes de 1 à N, en continu.

Deuxième étape : rédiger un bordereau de versement

Un bordereau de versement doit être établi lors de chaque versement et doit être transmis aux Archives départementales, à votre correspondant (Mme Marie-Dominique Pineau, archives@cotedor.fr), avant tout transfert matériel, pour vérification. C’est la pièce justificative du versement et le document de référence à partir duquel un document peut être recherché. Ce bordereau va également servir d’instrument de recherche pour le public des Archives départementales. De la qualité de la rédaction des bordereaux dépendra donc l’efficacité des recherches futures. Un exemplaire de ce bordereau devra être conservé dans vos archives.
> Bordereau de versement partie 1 : inventaire des documents
> Bordereau de versement partie 2 : entête du bordereau

Troisième étape : transférer les boîtes aux Archives départementales

Après validation du bordereau par votre correspondant, un rendez-vous sera fixé pour procéder au transfert physique des boîtes au centre historique (8 rue Jeannin, Dijon), ou sur le site de conservation des archives contemporaines (41 quai Gauthey, Dijon). 
Après réception de votre versement, diverses opérations seront effectuées par les Archives départementales (contrôle matériel des articles afin de s’assurer qu’aucune boîte ou registre n’a été oublié lors du transfert, vérification, par sondage, des données portées sur le bordereau au regard des articles versés, attribution d’un numéro d’ordre à votre versement et d’une cote dans la sous-série 4 E pour chaque boîte ou registre).
Un exemplaire du bordereau, signé par la Direction des Archives, vous sera alors renvoyé avec le numéro de versement et les annotations et modifications éventuelles sur le contenu ou la numérotation des boîtes. Vous devrez conserver une série complète de vos bordereaux de versement.