Communes et EPCI
Comment gérer vos archives ?
Une obligation légale
C’est à la collectivité qu’incombe la responsabilité de la bonne gestion et conservation des ses documents (archives courantes, intermédiaires et définitives). Chaque agent est ainsi responsable de la bonne tenue de ses dossiers, de leur rangement et de leur préarchivage mais sans en être le propriétaire. À la fin de l’âge intermédiaire, les archives doivent être soit triées pour conservation définitive, soit être éliminées après autorisation du directeur des Archives départementales.
Toute élimination d’archives publiques sans autorisation ou tout détournement d’archives publiques par un fonctionnaire ou un élu sont passibles d’amendes et de peines de prison (articles L. 2141-1 à 10 du Code du Patrimoine).
Plus largement, le directeur des Archives départementales exerce, par délégation du Préfet, une mission de contrôle scientifique et technique sur les archives de l’ensemble des collectivités dans le ressort du département et, à ce titre, doit être contacté dans les situations suivantes :
- aménagement d’un local d’archivage ;
- gestion d’un sinistre ayant des impacts sur les archives (exemple : inondation du local d’archivage) ;
- mise en place d’une formation à l’archivage ;
- mise en place de procédures dématérialisées ;
- mise en place d’un système d’archivage électronique ;
- élaboration de plan de classement ou de tableaux de gestion des archives.
Des outils à votre disposition
On ne peut pas tout garder ! Comment faire le tri ?
On ne peut pas tout garder indéfiniment (coût trop élevé pour les collectivités, capacités de stockage dans les bâtiments d’archives limitées, impossibilité pour les chercheurs d’exploiter une trop grosse masse d’archives) ; le tri est donc indispensable.
Pour vous aider à déterminer la durée pendant laquelle vous devez garder vos différentes catégories de documents (appelée aussi Durée d’Utilité Administrative ou D.U.A.), les archivistes peuvent vous proposer deux types d’outils : les circulaires de tri et de conservation et les tableaux de gestion, qui ont tous les deux pour vocation de faciliter la bonne gestion des archives courantes et intermédiaires et d’effectuer une conservation sélective et raisonnée des archives historiques.
Les circulaires de tri et de conservation sont des textes officiels, élaborés conjointement par le Service interministériel des Archives de France (SIAF) et le ministère de l'Intérieur. Deux principaux textes régissent vos archives : celles que vous produisez dans vos domaines d'activité spécifiques et celles qui sont produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales.
Les agents des Archives départementales de la Côte-d’Or sont à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner. Afin d’effectuer un suivi plus efficace, les communes et les EPCI ont une interlocutrice commune au sein des Archives départementales.
Contrôle et conseil
Les Archives départementales se rendent périodiquement dans vos services pour contrôler que la conservation des archives soit conforme aux prescriptions de la loi. Ces visites sont l'occasion de répondre aux questions des élus et des fonctionnaires. Elle donne lieu à un compte rendu de visite qui donne à la collectivité la marche à suivre pour améliorer le traitement matériel et intellectuel des archives papier et électroniques.
Il est naturellement toujours possible de contacter les Archives départementales pour demander conseil.
Comment procéder à la destruction d’archives publiques ?
L’élimination est l’opération qui consiste à détruire, après tri, et conformément aux procédures réglementaires, des documents dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique. La collectivité doit se reporter à la circulaire de tri pour déterminer les documents à éliminer et les délais de conservation. Attention : l’application de ces prescriptions ne dispense pas du visa d’élimination. N’hésitez pas à contacter votre correspondant aux Archives départementales de la Côte-d’Or pour toute question relative à la préparation d’une campagne d’élimination d’archives.
Pour obtenir le visa du directeur des Archives départementales, il convient de transmettre aux Archives départementales un bordereau d’élimination dans lequel seront listés, regroupés par grandes catégories, tous les documents que vous souhaitez éliminer, en précisant, pour chaque catégorie, les dates extrêmes des documents concernés (année du document le plus ancien et année du document le plus récent). Ce bordereau devra également comporter l’indication du métrage linéaire (place qu’occupaient les documents sur les rayonnages) globale proposé à la destruction. Une fois validée, un exemplaire visé par le directeur des Archives départementales vous sera retourné. C’est seulement après réception de ce visa que vous pourrez procéder à la destruction des documents (par incinération, déchiquetage ou broyage ; opération à la charge du service producteur).
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Bon à savoir : ne sont pas soumis à l’obtention d’un visa, la destruction des doublons, brouillons, formulaires vierges ainsi que la documentation non produite par le service et reçue à titre d’information (revues, les publications officielles, les plaquettes publicitaires…). En revanche, la documentation émise ou reçue par la collectivité dans le cadre de son activité peut être conservée et donnée, en un exemplaire, aux Archives départementales : ce sont les journaux internes, brochures informatives... Il est nécessaire également de conserver les organigrammes et bulletins communaux ou intercommunaux, même périmés, car ils permettent de comprendre les attributions du service et leur évolution.
Comment solliciter l'aide financière du Département pour l'archivage ?
Il n'est pas toujours possible aux collectivités de procéder aux opérations de tri, d'élimination, de classement et d'inventaire, qui sont chronophages et techniques. En revanche le recours à des sociétés privées ou publiques (liste disponible sur demande aux Archives départementales) est possible.
Ces opérations sont parfois coûteuse, surtout si rien n'a été fait depuis longtemps en matière d'archivage.
Le Département de la Côte-d'Or a mis en place en 2022 un dispositif de soutien à l'archivage des collectivités, qui peut aller jusqu'à 50 % de la dépense.
L'objectif est d'accompagner les communes et les EPCI dans leurs opérations d’archivage d’envergure, tant sur les opérations de traitement (conditionnement, éliminations, classement et inventaire) que sur l’acquisition d’équipements adaptés à la conservation des documents archivés.
Les rapports de visite effectuées par les Archives départementales forment naturellement la base des devis demandés aux prestataires. Les dépenses et méthodes envisagées devront avoir été préalablement visées par le service des Archives départementales de la Côte-d’Or.