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Particuliers et associations
Quoi ?
Correspondance, comptabilité d'entreprise, récit de guerre, photographies prises en Côte-d'Or, menus, titres de familles, terriers, dessins, affiches, journaux locaux, bulletin paroissial, papiers retrouvés dans une maison, souvenirs de classe, archives de Maquis, autobiographie, films de famille, parchemins sauvés de la destruction, traces du fonctionnement d'une association, registres des tournées du vétérinaire, diplôme : le domaine des archives privées est immense, pratiquement infini.
Chaque côte-d'orien détient des archives privées. La vocation des Archives départementales n'est pas de collecter tout sur tout, mais chaque pièce ou fonds d'archives privées est une pièce du puzzle.
Pourquoi faire ?
L'inventaire des archives privées, dès qu'il est réalisé par nos soins, est mis en ligne sur le présent site. L'information qu'elles contiennent est donc mise à la disposition de tous.
Ces archives privées complètent utilement les archives publiques. Elles donnent de la chair et de la vie aux archives publiques, qui forment souvent l'armature de l'histoire et de la mémoire. L'historien y trouvera une source parfois plus « sensible » et incarnée ; le généalogiste en prisera l'éclat de vie ainsi saisi.
Les archives privées ont d'autant plus de valeur qu'elles sont uniques ou du moins rares : une collection d'un journal d'arrondissement des années 1870 aura ainsi plus de valeur que la collection du magazine national des années 1980. Une correspondance privée aura plus de valeur que des expéditions (copies) d'actes notariés dont les Archives départementales ont déjà les minutes (originaux)
La variété des archives privées permet de couvrir tout le champ de la vie, des métiers, des lieux, des époques. Elles forment une ressource indispensable des Archives départementales.
Mais l'entrée et la constitution de fonds privés dépend entièrement des particuliers et des associations.
Comment ?
Il y a plusieurs modalités d'entrée aux Archives départementales des archives privées. On trouvera, sur le site des Archives de France https://francearchives.fr/fr/section/44248 , des modèles de documents contractuels correspondant à chacune de ces modalités :
Le don : le propriétaire choisit de faire don de ses archives aux archives départementales, c'est-à-dire que la propriété des documents passe au Département. Le don peut se faire simplement par un don manuel qui consiste dans la remise matérielle des documents accompagnée d'une lettre d'intention de don ; si le volume des archives données est conséquent, le Département doit passer avec le donateur une convention de don. Si le donateur le souhaite, si la valeur vénale des archives qui font l'objet du don doit avoir un impact fiscal ou successoral, il convient d'établir devant notaire un acte de donation.
Le dépôt : le propriétaire choisit de confier ses archives mais il en conserve de propriété. Il est confirmé par une convention de dépôt, révocable à tout moment, qui précise les conditions de communication, de reproduction, de réutilisation et de valorisation des documents déposés.
Le prêt pour reproduction : les documents sont empruntés pour numérisation et remis ensuite à leur propriétaire, avec les fichiers numériques. Une convention prévoit les conditions de communication, de reproduction et de valorisation des fichiers numériques ainsi réalisés.
L'achat : les Archives départementales peuvent également acheter des documents d'intérêt patrimonial auprès de particuliers, chez les libraires et les marchands d'autographes ou en vente publique.
Le legs : le propriétaire choisi de léguer ses archives au département par une disposition testamentaire qui prévoit le transfert de propriété.
La dation : elle permet à un particulier d'acquitter en nature le paiement de certains impôts (ISF-IFI, droits de succession). Le contribuable fixe lui-même (avec ou sans l'aide d'un expert) la valeur de l'objet (valeur libératoire). Le ministère en charge des Finances donne ou non accord. La dation implique transfert de propriété.
Quand ?
Si vous souhaitez confier ou céder vos archives privées, vous devez préalablement prendre contact avec les archives départementales de la Côte-d'Or (archives@cotedor.fr). Il sera convenu d'un rendez-vous avec vous, soit dans nos locaux, soit chez vous (surtout si les archives volumineuses) pour examiner vos archives, en déterminer l'intérêt pour l'histoire du département, discuter les modalités juridiques et prévoir les conditions pratiques de la prise en charge des documents.