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Archives départementales de la Côte-d'Or

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Administrations et collectivités

Les archives, qu’est-ce que c’est ?

 

Quelques définitions

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité (article L. 211-1 du Code du Patrimoine) ».

La notion d’archives est donc indépendante :
- de la date : les archives ne sont pas synonymes de vieux papiers ; dès leur élaboration ou réception, les documents sont considérés comme archives ;
- du lieu de conservation : bureaux, locaux d’archivage, services d’archives départementaux, locaux d’un prestataire d’archivage ;
- de la forme : les affiches, les plans, les photographies sont considérées comme des archives au même titre que les documents écrits ;
- du support matériel : des tablettes d’argile de la Haute Antiquité aux disques optiques numériques.

« Les archives publiques sont : 
1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public […] ; 
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ; 
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité (article L. 211-4 du Code du Patrimoine) ».

En tant que telles, ces archives publiques sont soumises à des obligations légales destinées à assurer leur conservation dans l’intérêt public. Elles sont, par ailleurs, imprescriptibles et inaliénables. 

La vie des archives

La conservation des archives répond à un triple intérêt :
- la gestion courante du service : un service doit pouvoir disposer en permanence et rapidement des informations qui sont utiles à l’exercice de ses missions ;
- la justification des droits des personnes physiques et morales, publiques ou privées : un service doit pouvoir conserver des preuves de ses différentes actions en cas de contestation et pour permettre aux usagers de faire valoir leurs droits ;
- la documentation historique de la recherche : les services participent à la conservation des matériaux nécessaires aux citoyens et aux chercheurs et concourent à la sauvegarde de la mémoire.

A ces trois centres d’intérêt sont associés trois « âges » des archives :

- les archives courantes : ce sont les dossiers qui servent à la gestion quotidienne des affaires ; utilisés fréquemment, ils sont conservés à proximité des utilisateurs dans leur bureau ;

- les archives intermédiaires : ce sont les dossiers clos auxquels le service peut avoir recours ponctuellement pour le suivi des affaires ou à des fins de preuve ; ils quittent les bureaux des agents pour être stockés dans un local de pré-archivage ;

- les archives définitives ou historiques : ce sont les documents qui ont perdu leur utilité pratique mais qui présentent un intérêt historique ou juridique de long terme ; ils sont à verser aux Archives départementales. Seule une très faible proportion des archives atteignent ce troisième « âge ».
 

Comment gérer vos archives ?

 

Une obligation légale

Durant les deux premiers âges des archives (archives courantes et archives intermédiaires), c’est au service producteur qu’incombe la responsabilité de la bonne gestion et conservation des documents. Chaque agent est ainsi responsable de la bonne tenue de ses dossiers, de leur rangement et de leur préarchivage mais sans en être le propriétaire. A la fin de l’âge intermédiaire, les archives doivent être triées pour être soit transférées dans un service d’archives public, soit être éliminées après autorisation du directeur des Archives départementales. 
Toute élimination d’archives publiques sans autorisation ou tout détournement d’archives publiques par un fonctionnaire sont passibles d’amendes et de peines de prison (articles L. 2141-1 à 10 du Code du Patrimoine). 
Plus largement, le directeur des Archives départementales exerce, par délégation du Préfet, une mission de contrôle scientifique et technique sur les archives de l’ensemble des producteurs publics dans le ressort du département et, à ce titre, doit être contacté dans les situations suivantes :
- aménagement d’un local d’archivage ;
- gestion d’un sinistre ayant des impacts sur les archives (exemple : inondation du local d’archivage) ; 
- mise en place d’une formation à l’archivage ;
- mise en place de procédures dématérialisées ;
- mise en place d’un système d’archivage électronique ;
- élaboration de plan de classement ou de tableaux de gestion des archives.

Des outils à votre disposition

On ne peut pas tout garder ! Comment faire le tri ?

On ne peut pas tout garder indéfiniment (coût trop élevé pour les administrations et les collectivités, capacités de stockage dans les bâtiments d’archives limitées, impossibilité pour les chercheurs d’exploitation une trop grosse masse d’archives) ; le tri est donc indispensable. 

Pour vous aider à déterminer la durée pendant laquelle vous devez garder vos différentes catégories de documents (appelée aussi Durée d’Utilité Administrative ou D.U.A.), les archivistes peuvent vous proposer deux types d’outils : les circulaires de tri et de conservation et les tableaux de gestion, qui ont tous les deux pour vocation de faciliter la bonne gestion des archives courantes et intermédiaires et d’effectuer une collective sélective et raisonnée des archives historiques. 

Les circulaires de tri et de conservation sont des textes officiels, élaborés conjointement par le Service interministériel des Archives de France (SIAF) et le (ou les) ministère(s) concerné(s) par l’application du texte. Elles sont le plus souvent structurées en deux parties. L’introduction décrit le ou les producteurs concernés et ses fonctions. Le tableau de tri et de conservation des archives, quant à lui, détaille pour chaque processus administratif les durées de conservation et le sort final des différentes catégories de documents et données (conservation intégrale, échantillonnage ou élimination). Les décisions de conservation fixées par ces circulaires sont d’application obligatoire. Par contre, des circonstances locales peuvent amener à conserver plus longtemps voire définitivement des documents et données identifiés comme éliminables par les règles nationales. Toutes ces circulaires sont disponibles sur le site internet du SIAF.

Lorsque les archives à traiter ne sont pas couvertes par une circulaire réglementaire de tri et de conservation, le producteur d’archives peut se rapprocher des Archives départementales pour élaborer un tableau de gestion. Un tableau de gestion recense les différents types de documents produits par un organisme, et définit pour chacun de ces types, la durée d’utilité administrative (déterminée en fonction des obligations juridiques de conservation et/ou des besoins d’information nécessaires à la bonne marche du service) et son sort final après la DUA. Pour rester valable ces tableaux doivent faire l'objet d'un suivi qui se traduira par des mises à jour prenant en compte l'évolution de la législation, la suppression de certains types de documents, la création de nouveaux documents...
  
Les agents des Archives départementales de la Côte-d’Or sont à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner. Afin d’effectuer un suivi plus efficace, les différents services producteurs publics présents dans le département ont été regroupés par secteur d’activités et un interlocuteur unique par secteur a été désigné parmi le personnel des Archives départementales.

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Comment verser vos archives aux Archives départementales de la Côte-d’Or ?

 

Un versement est un ensemble cohérent de dossiers provenant d’un même service et pris en charge par les Archives départementales à une date donnée. Il s’agit d’un acte réglementaire qui s’inscrit dans les dispositions de la législation sur les archives. La réussite du versement de vos archives dépend pour beaucoup de votre contribution active grâce à laquelle les Archives départementales seront en mesure :
- d’assurer au mieux la gestion des documents que vous lui confiez ;
- de vous les restituer dans les meilleurs délais toutes les fois que vous en aurez besoin.
N’hésitez pas à contacter votre correspondant aux Archives départementales si vous avez des interrogations ou des doutes. 

Première étape : trier et reconditionner

-    trier les dossiers à verser à l’aide de la circulaire ou du tableau de gestion (en cas d’absence de circulaire ou de tableau de gestion, il est souhaitable de demander une visite de conseil d’un représentant des Archives pour préparer un versement) ;
-    supprimer les trombones, élastiques, pochettes plastiques, ainsi que les formulaires vierges et les doubles ;
-    regrouper les dossiers dans un ordre logique (chronologique, alphabétique…) ;
-    conditionner les documents dans des boîtes d’archives solides, de format standard, dans l’ordre retenu (les boîtes devront être convenablement remplies, ni à moitié vides, ni trop bombées). Seuls les registres ne pouvant pas être conditionnés dans des boîtes seront livrés en l’état ;
-    numéroter les boîtes de 1 à N, en continu. 

Deuxième étape : rédiger un bordereau de versement

Un bordereau de versement doit être établi lors de chaque versement et doit être transmis aux Archives départementales, au correspondant de votre secteur, avant tout transfert matériel, pour vérification. C’est la pièce justificative du versement et le document de référence à partir duquel un document peut être recherché. La description des dossiers doit être comprise par une personne étrangère au service ; il faut donc éviter les abréviations, développer les sigles et les termes « divers » sont à proscrire. Ce bordereau va servir d’instrument de recherche pour le service versant mais aussi pour le public des Archives départementales. De la qualité de la rédaction des bordereaux dépendra donc l’efficacité des recherches futures. Un exemplaire de ce bordereau devra être conservé dans les archives du service.
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Troisième étape : transférer les boîtes aux Archives départementales

Après validation du bordereau par votre correspondant, un rendez-vous sera fixé pour procéder au transfert physique des boîtes sur le site de conservation des archives contemporaines (41 quai Gauthey, Dijon). Attention : ce transfert est à la charge du service versant. 
Après réception de votre versement, diverses opérations seront effectuées par les Archives départementales (pointage matériel des articles afin de s’assurer qu’aucune boîte ou registre n’a été oublié lors du transfert, vérification, par sondage, des données portées sur le bordereau au regard des articles versés, attribution d’un numéro d’ordre à votre versement. Un exemplaire du bordereau, signé par la Direction des Archives, est alors renvoyé au chef de service, sur lequel est porté le numéro de versement, avec les annotations et modifications éventuelles sur le contenu ou la numérotation des boîtes. Le service versant doit conserver la série complète des bordereaux de versement.

Pour en savoir plus : versements, mode d’emploi

Attention : les locaux de conservation des Archives départementales de la Côte-d’Or sont actuellement saturés. Les demandes de versement sont suspendues jusqu’au printemps 2019


Comment procéder à la destruction d’archives publiques ?

 

L’élimination est l’opération qui consiste à détruire, après tri, et conformément aux procédures réglementaires, des documents dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique. Le service doit se reporter à la circulaire de tri ou à son tableau de gestion pour déterminer les documents à éliminer et les délais de conservation. Attention : l’application de ces tableaux ne dispense pas du visa d’élimination. N’hésitez pas à contacter votre correspondant aux Archives départementales de la Côte-d’Or pour toute question relative à la préparation d’une campagne d’élimination d’archives. 

Pour obtenir le visa du directeur des Archives départementales, il convient de transmettre aux Archives départementales, au correspondant de votre secteur, un bordereau d’élimination dans lequel seront listés, regroupés par grandes catégories, tous les documents que vous souhaitez éliminer, en précisant, pour chaque catégorie, les dates extrêmes des documents concernés (année du document le plus ancien et année du document le plus récent). Ce bordereau devra également comporter l’indication du métrage linéaire (place qu’occupaient les documents sur les rayonnages) globale proposé à la destruction. Une fois validée, un exemplaire visé par le directeur des Archives départementales vous sera retourné. C’est seulement après réception de ce visa que vous pourrez procéder à la destruction des documents (par incinération, déchiquetage ou broyage ; opération à la charge du service producteur).

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Bon à savoir : ne sont pas soumis à l’obtention d’un visa, la destruction des doublons, brouillons, formulaires vierges ainsi que la documentation non produite par le service et reçue à titre d’information (revues, les publications officielles, les plaquettes publicitaires…). En revanche, la documentation émise par le service dans le cadre de son activité peut être conservée et donnée, en un exemplaire, aux Archives départementales : ce sont les journaux internes, brochures informatives... Il est nécessaire également de conserver les organigrammes et annuaires internes, même périmés, car ils permettent de comprendre les attributions du service et leur évolution.